Presentación de
LA NECESIDAD
En este caso y como era habitual en muchos negocios en ese momento, la empresa carecía de una plataforma dedicada a gestionar sus tareas.
Los empleados, gracias a su esmero, manejaban toda su información almacenada en un servidor y controlaban sus tareas mediante recursos propios, como archivos Excel, que utilizaban como bases de datos.
Un orden interno, adquirido con el paso de los años, había logrado cierta sincronización. Pero el aumento de información, gestiones, funciones y ampliación del negocio empezaban a crear fisuras dentro de este proceso.
La información comenzaba a duplicarse, no cuadraban datos que debían coincidir, la generación de permisos de acceso se complicaban, la comunicación entre áreas y procesos se ralentizaba, los formatos utilizados ya no eran homogéneos…
Esta empresa entendió que precisaba de la ayuda de una herramienta que facilitase su evolución y, en primer lugar, probó con varias soluciones genéricas y de renombre en el mercado.
Este camino no llevó a buen puerto, ya que obligaban a los usuarios a trabajar según su funcionamiento. Los empleados, acabaron dejando de lado la aplicación genérica, utilizando atajos o volviendo a la manera tradicional de trabajo.
Tras un gran desembolso, la empresa aparentemente volvía a su punto de partida, pero no era así, ahora era consciente también de no sólo necesitar una herramienta que ayudase a sus empleados, sino también que fuese diseñada a su medida, a través de su filosofía y en la que los propios usuarios fuesen partícipes en su desarrollo, buscando NO CAMBIAR SU MANERA DE TRABAJAR, sino POTENCIARLA.
Desarrollo
y SOLUCIÓN
Tras realizar una fundamental labor de conocimiento de la metodología tradicional de trabajo y objetivos planteados, se planificó una estrategia de desarrollo por «paquetes», para que la migración fuese lo más cómoda posible.
Se debía hacer ver que esta nueva herramienta no dejaba de lado su forma de trabajo. Se mantenían formatos, flujos… pero todo pasaba a estar automatizado, controlado y actualizado.
De esta manera, los empleados continuaban haciendo sus tareas manteniendo el sello que les caracterizaba, aquello que hasta ahora les había ido bien y que con esta nueva plataforma, podían seguir ejerciendo de forma mucho más ágil.
Ventajas de implantar un ERP medida
- Individual y global
- Adaptación a necesidades
- Mejora en toma de decisiones con BBDD más amplias y de mayor calidad
- Planificación realista
- Acceso a la información desde cualquier lugar
- Roles, permisos…
- Minimizar duplicidades
- Estandarización de documentación
- Sistema modular
- Integración con el resto de miembros de la cadena (clientes y proveedores)
- Mejor comunicación interna
- Automatización de tareas
- Mayor control y trazabilidad
Gestiones integradas
- Registro de contratos, estudios y ofertas
- Gestión de compras y generación de pedidos
- Control y evaluación de proveedores
- Gestión de facturas a proveedores
- Gestión de facturas a cliente
- Control de presupuestos
- Gestión de RRHH
- Control de costes y calculación de proyectos
- Buscadores por tipo de documento
- Control financiero de filiales
- Control de material informático y direccionamiento IP
- Control de gastos de personal
- Registro de viajes
- Solicitud de vacaciones
- Control de horas
- Generación de listados telefónicos…
- Flujos de trabajo y alertas por correo