Presentación de
LA NECESIDAD
Esta empresa necesitaba poder compartir la documentación según su propuesta de estructura, llevando un control de accesos y facilitando la colaboración y el método de compartir la documentación entre empleados y personal externo a la empresa.
Desarrollo
y SOLUCIÓN
Gracias a la disponibilidad de servidores propios, fue posible la instalación de un software enfocado a este tipo de soluciones sin necesidad de un sobrecoste por alojamiento en la nube.
Se fijó una IP pública fija de salida para el servidor encargado del alojamiento de archivos y se configuró la solución para disponer de:
- Una estructura fija en los primeros niveles del árbol de carpetas.
- Creación de usuarios y grupos asociados a las áreas de trabajo y proyectos en ejecución.
- Disponibilidad a la documentación desde la web, el explorador de archivos de tu ordenador y desde el móvil.
- Sistema de etiquetado de documentos para funciones de filtrado.
- Control de actividad sobre carpetas y archivos.
- Versionado de documentos.
- Integración con ONLYOFFICE para colaborar online sobre los documentos.
- Sección de comentarios y chat en vivo sobre los archivos.
- Diferentes métodos parametrizables para compartir carpetas y archivos (permitiendo edición, sólo descarga, sólo subidas, acceso por contraseña…)
Con todo esto se consiguió una potente herramienta colaborativa entre miembros de la empresa y clientes o proveedores que fuesen necesarios.